ETELÄ-KARJALAN OSUUSKAUPAN EDUSTAJISTOVAALIREKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE (3.9.2025 alkaen)
Rekisterinpitäjä
Etelä-Karjalan OsuuskauppaTietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fiRekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot
tietosuoja.eekoo@sok.fiRekisterin nimi
Etelä-Karjalan Osuuskaupan edustajistovaalirekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Etelä-Karjalan Osuuskaupan edustajiston vaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokasilmoitukset ja vaalikone sekä järjestetään vaalit. Osuuskauppa voi lähettää ehdokasilmoituksen tarkastus- ja täydennyspyyntöjä asiamiehille sekä vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokkaille. Osuuskauppa määrittää vaalikonepalveluun syötettävät tiedot. Ehdokasilmoitusten ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn. Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä. Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Äänestäjien henkilötietoja käsitellään äänioikeuden tunnistamiseksi ja annetun äänen rekisteröimiseksi.Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajiston vaalien tuloksen vahvistamiseen saakka.Edustajiston vaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä.Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.Henkilötietojen käsittelyn peruste
Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys.Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:- Nimi
- Kotiosoite ja kotikunta
- Jäsenalue
- Jäsennumero
- Henkilötunnus
- Postikieli
- Puhuttelunimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Ehdokasnumero
- Ehdokaskuva
- Ehdokkaan arvo tai ammatti
- Henkilökohtainen postivaalitunnus
- Puhuttelunimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite,
- Ehdokaslistan tunnus tai nimi
- Ehdokkaan vaalialue
- Ehdokkaan numero
- Ehdokkaan asuinkunta
- Ikä
- Kokemus edustajiston työskentelystä
- Ehdokkaan motto tai vaaliteema
- Muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
- Ehdokkaan valokuva
- Ehdokkaan verkkosivun tai sosiaalisen median osoite
- Nimi ja osuuskaupan jäsennumero
- Kotikunta
- Puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
- Henkilötunnus
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokasilmoituksen asiamies ja/tai ehdokas, tai äänestäjä itse.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja käsittelee palvelukumppanimme Edita Prima Oy, joka toimittaa alueosuuskauppojen edustajiston vaalikokonaisuuden.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajiston vaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin, (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen