Hallinto- ja lähipiirirekisterin tietosuojaseloste

Etelä-Karjalan Osuuskaupan hallinto- ja lähipiirirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (20.4.2026 alkaen)

1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Karjalan Osuuskauppa

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Etelä-Karjalan Osuuskaupan hallinnon toiminnan mahdollistamiseksi Osuuskaupan sääntöjen mukaisesti.

Hallinnon kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen ja kokousaineistojen toimittaminen
Kelpoisuuden tarkistaminen hallinnon luottamustoimeen
Kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksaminen sekä ennakonpidätysten toimittaminen
Osuuskaupan tiedotus ja viestintä
Tilinpäätösraportointi, yrityksen hallinnon esittely ja muu hyvän hallintotavan mukainen raportointi
Yhteydenpito ja luottamushenkilösuhteiden hoitaminen
Rekisterinpitäjän oikeuksien ja etujen turvaaminen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
Osuuskaupan hallintoa koskevien historiatietojen säilyttäminen

Hallintorekisterin yhteydessä ylläpidetään Etelä-Karjalan Osuuskaupan lähipiirirekisteriä, jonka tarkoituksena on koota tiedot Etelä-Karjalan Osuuskaupan avainhenkilöiden ja heidän lähipiirinsä mahdollisista riippuvuuksista Etelä-Karjalan Osuuskauppa-konserniin. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää hallinnon henkilöiden nimitiedot Osuuskaupan verkkosivuilla ja toimipaikkojen ilmoitustauluilla julkisesti nähtävillä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi
Osoite
Henkilötunnus
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Ammatti ja/tai arvo
Palkkioiden maksamiseen liittyvät tiedot, kuten pankkitilitiedot
CV
Yritysyhteydet ja luottamustoimet
Ruokavalioon ja tarjoiluihin liittyvät toiveet
Matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot

Edustajiston jäsenistä tallennetaan henkilön jäsennumero Etelä-Karjalan Osuuskaupassa, ehdokasilmoitus ja vaalikoneeseen syötetyt tiedot, sekä vaalien tulokset. Lähipiirirekisteriin merkitään hallituksen, hallintoneuvoston ja johtoryhmän jäseniltä kyselylomakkeella saadut tiedot yhteisöistä, jossa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa, sekä yhteisöistä, joilla on yhteistyösuhde Etelä-Karjalan Osuuskauppaan ja joissa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää tosiasiallista vaikutusvaltaa.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten osuuskuntalakiin ja kirjanpitolakiin, siltä osin kuin rekisterinpitäjä on velvoitettu käsittelemään rekisteröidyn tietoja. Esimerkiksi osuuskaupan edustajiston, hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenen nimen, osoitteen, palkkioiden maksamiseen liittyvien tietojen sekä henkilötunnuksen käsittely perustuu lakiin.Henkilötietojen käsittely perustuu tietyiltä osin myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyn suostumuksella voidaan käsitellä lisätietoja rekisteröidystä, kuten tämän muita yhteystietoja, ammattia ja ansioluetteloon sisältyviä tietoja. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Mikäli rekisteröity peruuttaa ruokavalioon ja tarjoiluihin liittyvien toiveidensa käsittelyä koskevan suostumuksensa, ei rekisterinpitäjä voi näitä toiveita tarjoiluja tilatessaan huomioida. Mikäli rekisteröity peruuttaa matkajärjestelyjä varten antamansa suostumuksen, ei rekisterinpitäjä voi hoitaa kaikkia matkajärjestelyihin liittyviä asioita rekisteröidyn puolesta. Mikäli rekisteröity peruuttaa suostumuksensa sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa käsittelyyn, ei rekisterinpitäjä voi pitää rekisteröityyn yhteyttä muutoin kuin kirjepostin välityksellä.

5. Mistä saamme henkilötiedot?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille (esim. SOK, matkatoimisto) siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Hallinnon kokouspöytäkirjat osallistujatietoineen säilytetään rekisterinpitäjän koko olemassaolon ajan.Hallinnon edustajien nimitietoja säilytetään historiatietona.Muut tiedot säilytetään siihen saakka, kunnes henkilön tehtävät hallinnon jäsenenä päättyvät. Matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluttua matkan toteutumisesta.Palkkioiden maksuun liittyviä lakisääteisiä tietoja säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Postiosoite: PL 27, 53101 Lappeenranta Käyntiosoite: Teollisuuskatu 8–12, 53600 Lappeenranta Y-tunnus: 0162170–6 tietosuoja.eekoo@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi