Hallinnon ja lähipiirin yhteystietorekisteri

Etelä-Karjalan Osuuskaupan hallinnon ja lähipiirin yhteystietorekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (13.5.2024 alkaen)

1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Karjalan Osuuskauppa Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitavan henkilön yhteystiedot

tietosuoja.eekoo@sok.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Etelä-Karjalan Osuuskaupan hallinnon toiminnan järjestäminen.

Hallinnon kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen ja kokousaineistojen toimittaminen
kelpoisuuden tarkistaminen hallinnon luottamustoimeen
kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksaminen sekä ennakonpidätysten toimittaminen
osuuskaupan tiedotus ja viestintä
tilinpäätösraportointi, yrityksen hallinnon esittely ja muu hyvän hallintotavan mukainen raportointi
yhteydenpito ja luottamushenkilösuhteiden hoitaminen
rekisterinpitäjän oikeuksien ja etujen turvaaminen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
osuuskaupan hallintoa koskevien historiatietojen säilyttäminen

Hallintorekisterin yhteydessä ylläpidetään Etelä-Karjalan Osuuskaupan lähipiirirekisteriä, jonka tarkoituksena on koota tiedot Etelä-Karjalan Osuuskaupan avainhenkilöiden ja heidän lähipiirinsä mahdollisista riippuvuuksista Etelä-Karjalan Osuuskauppa-konserniin.

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksen ryhtyä hallinnon luottamustoimeen Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskunnat, osakeyhtiölaki, kirjanpitolainsäädäntö, hallinnonitikoodiHenkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

7. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilön nimi
ammatti ja/tai arvo
henkilötunnus
kotiosoite
kotikunta
puhelinnumero
sähköpostiosoite
pankkiyhteys
tiedot ennakonpidätyksen toimittamiseksi
maksetut palkkiot ja kulukorvaukset
erikoisruokavaliot
arvo, ammatti
yritysyhteydet ja luottamustehtävät

Edustajiston jäsenistä tallennetaan henkilön jäsennumero Eekoossa, ehdokaslista ja mahdollinen vaaliliitto sekä vaalien tulokset.Lähipiirirekisteriin merkitään hallituksen, hallintoneuvoston ja johtoryhmän jäseniltä kyselylomakkeella saadut tiedot yhteisöistä, jossa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa, sekä yhteisöistä, joilla on yhteistyösuhde Etelä-Karjalan Osuuskauppaan ja joissa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää tosiasiallista vaikutusvaltaa.

8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, tiedot palkkioista ja kulukorvauksista, muut hallinnon järjestämiseksi tarvittavat tiedot, lähipiiriin kuuluvien henkilöiden nimi ja syntymäaika.

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Hallintohenkilöiden perustiedot ja muut rekisterissä olevat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä hallintohenkilön asemaa ja tehtäviä politiikassa, julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä koskevia tarpeellisia tietoja, jotka ovat yleisesti saatavilla luotettavista julkisista lähteistä.

10. Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat 4. kohdassa mainittujen toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Tiedot säilytetään luottamustehtävän ajan. Tarkat tiedot säilytetään 1 + kuluva vuosi luottamustehtävän päättymisestä. Nimi ja yhteystiedot säilytetään historiatietona. Lähipiirirekisterin tiedot säilytetään 10 vuotta luottamustehtävän päättymisestä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta) • Oikeus tietojen oikaisemiseen • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) • Oikeus peruuttaa suostumus niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta https://tietosuoja.s-ryhma.fi/.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu pelkästään suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Hallinnon toteuttamisen rekisterin järjestelmäntoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.