ETELÄ-KARJALAN OSUUSKAUPAN POLTTOÖLJYKAUPAN ASIAKASREKISTERITIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen, päivitetty 13.8.2024)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäEtelä-Karjalan OsuuskauppaPostiosoite: Puhakankatu 9 -11, 53600 LappeenrantaY-tunnus: 0162170-62. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.eekoo@sok.fi4. Rekisterin nimiEtelä-Karjalan Osuuskaupan polttoöljykaupan asiakasrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusKäsittelemme henkilötietoja polttoöljyn myynnin toteuttamiseksi.Henkilötietoja käsitellään myyntitilausten kirjaamiseen, S-bonusten kirjaamiseen, minkä lisäksi tietoja välitetään edelleen polttoöljyn toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.Luotolla myynnin ja laskutuksen yhteydessä luovutamme henkilötietoja Etelä-Karjalan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteriin polttoöljymyynnin toteuttamiseksi ja mahdollista saatavien perintää varten. (Katso lisätietoja Etelä-Karjalan Osuuskaupan laskutusasiakasrekisteri- tietosuojaseloste)6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 b) Sopimus Tilaus- ja toimitussopimus.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot• Nimi• Henkilötunnus (/ y-tunnus)• Toimitusosoite• Puhelinnumero• Sähköpostiosoite• Osuuskaupan jäsennumero• S-Business-kortin numero• Tieto henkilökuntaan kuulumisesta• Laskutusosoite, jos eri kuin toimitusosoite• Mahdolliset tontin erikoispiirteet kuljetusyhtiölle• Tiedot asiakkaan ostoista, tilaushistoria• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista• Tieto luottokelpoisuudesta• Toimituksen mahdolliset lisätiedot9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätAsiakkaan yhteystiedot, luottotiedot, laskutustiedot, toimituspaikan tiedottilaushistoria10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään.Tieto luottokelpoisuudesta saadaan yhteistyökumppaneiden järjestelmistä.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään polttoöljytoimittajamme sekä tämän kumppaneina toimivien kuljetusliikkeiden toimesta.Tietoa ostoista luovutetaan laskutuskumppanillemme polttoöljytilauksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa.Lisäksi voimme siirtää erääntyneen saatavamme perintään kolmannelle osapuolelle.Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetEmme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Säilytämme polttoöljykauppaan liittyviä henkilötietojasi asiakassuhteen keston ajan. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja.Tilausportaali: asiakastieto poistetaan laskutuksen jälkeen + 2 kk, tai kun saatavat on suoritettu.Osuuskaupan asiakasjärjestelmä: asiakastiedot 2 vuotta viimeisestä tilauksesta, mikäli asiakas ei ole käyttänyt palvelua.Polttoöljyn toimittaja säilyttää tilaustietoja kuluvan vuoden + 2 vuotta turvallisten polttonestetoimitusten varmistamiseksi.Kuljetusyhtiö säilyttää toimitukseen liittyviä tietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämät 6+1 vuotta.14. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)• Oikeus tietojen oikaisemiseen• Oikeus tietojen poistamiseen• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen• Vastustamisoikeus• Oikeus peruuttaa suostumus• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseenJos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimuksellePolttoöljykaupan luottomyyntisopimus ei toteudu eikä polttoöljyä voida toimittaa.16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilön luottoluokitustieto saadaan yhteistyökumppanimme luottotietorekisteristä automaattisen luottotietokyselyn välityksellä. Polttoöljytilauksen yhteydessä tulee antaa henkilötunnus, joka toimii luottotietokyselyn käynnistävänä tietona. Käsittelemme tietoja automaattisesti luottopäätösjärjestelmään ennalta määriteltyjen päätössääntöjen mukaisesti. Tarkastelemme automaattisessa arvioinnissa luotonmyönnön edellytyksiä. Automaattinen päätöksenteko on välttämätöntä polttoöljysopimuksen ja luottomyynnin toteuttamiseksi. Tutkimme käyttämämme kumppanit ja luottoluokitusmenetelmät säännöllisesti sen varmistamiseksi, että menetelmät ovat oikeudenmukaisia, tehokkaita ja tasapuolisia.17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.