TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Etelä-Karjalan Osuuskauppa
Postiosoite: Puhakankatu 9-11, 53600 Lappeenranta
Y-tunnus: 0162170-6
Autokaupan asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen sekä nykyisten ja tulevien palveluiden/tuotteiden markkinointiin ja kehittämiseen.
Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Jälkimarkkinointiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
Autokatsastuksen hallinta
Art. 6.1 b) Sopimus
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Art 6.1 f) Oikeutettu etu
Suoramarkkinointi aiemmin asioineille asiakkaille
Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Suoramarkkinointia voidaan lähettää oikeutetun edun nojalla ilman asiakkaan suostumusta siinä tapauksessa, että asiakas on ollut jo aikaisemmin autokaupan asiakkaana, ja autokaupalla on hallussa yhteystiedot ja suoramarkkinointi koskee samaa tuotetta tai tuoteryhmää, jonka asiakas on autoliikkeestä aikaisemmin hankkinut. Suoramarkkinointia ei lähetetä, mikäli asiakas on sen kieltänyt. Asiakas voi milloin tahansa antaa markkinointikiellon autoliikkeeseen, jonka jälkeen tietoja ei enää käytetä suoramarkkinointiin.
Tarjouspyyntö:
Tarjous:
Kauppa- ja tilaussopimus:
Rahoitushakemus:
Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle, joka toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä.
Rahoitushakemuksen yhteydessä kysytyt taloudelliset tiedot eivät tallennu autokaupan asiakasrekisteriin.
Vakuutus- ja rekisteröinti:
Huollon ajanvaraus:
Huollon työmääräys:
Katsastus:
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä. Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Trafilta.
Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan Bisnode Finlandilta.
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.
Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
Auton huoltohistoria luovutetaan ilman henkilötietoja.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.
Pääsääntöisesti emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Edustamamme automerkki Kia siirtää henkilötietoja Euroopan unioin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet henkilötietojen suojan riittävästä tasosta mm. sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita käyttäen.
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.
Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai 1 vuoden, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään.
Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.
Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.
Koeajokäyttölupa hävitetään kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tarjous. Punakilpisten esittelyautojen käyttöluvat arkistoidaan kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta.
Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.
Korjaamo-, katsastus- ja varaosalaskuja säilytetään kuluva + 6 vuotta. Työmääräys säilytetään kuluva + 3 vuotta.
Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma ja kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä, kuluva + 3 vuotta.
Lakisääteistä auton katsastushistoriaa ei poisteta.
,
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.
Auton osto tai huolto ei toteudu.
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.